Au terme de ces étapes, l’acheteur est conduit
naturellement à la passation de commande. Cette commande a juridiquement valeur
d’un contrat liant deux parties : il est donc important d’insister sur
toute l’attention qu’il convient de porter à cette étape.
En France, le bon de commande est normalisé dans sa
forme et sa composition par une norme AFNOR.
Il faut que cette commande exprime clairement les intentions des deux parties, et qu’elle soit
bien sûr valable devant la loi.
Pour cette raison, elle comporte en général les
renseignements suivants :
-
Nom et adresse de l’entreprise qui commande ;
-
Numéro de commande est sa date ;
-
Nom et adresse du fournisseur ;
-
Description et quantités des articles ou fournisseurs
commandés ;
-
Prix des articles ;
-
Instructions générales (marques des colis, nombre
d’exemplaires de la facture, etc) ;
-
Instructions d’expédition (destinataire, mode de transport,
itinéraire) ;
-
Date de livraison ;
-
Conditions de paiement ;
-
Escompte ;
-
Signature de l’acheteur.
Ces renseignements propres à l’achat concerné sont
complétés par les conditions générales d’achat (généralement inscrites au dos
du B.C) ces C.G.A sont une partie essentielle de la commande puis qu’elles
définissent les termes généraux du contrat liant les deux parties.
Dans le cas le plus simple, le B.C est réalisé en 5
exemplaires ;
-
Un (l’original) pour le fournisseur ;
-
Un second au fournisseur de façon à ce qu’il le renvoie comme
accusé de réception (ce qui signifie qu’il fait le nécessaire, et qu’il accepte
nos C.G.A : ce n’est donc qu’à ce moment-là que le contrat est
véritablement signé) ;
-
Un troisième est retourné au service demandeur ;
-
Une copie est transmise au service de réception en vue de lui
permettre de planifier sa charge de travail future, et par ailleurs de mieux
identifier la livraison ;
-
Une dernière copie reste aux achats afin de compléter le
dossier d’achat.
Assez souvent, ces exemplaires sont complétés de la
façon suivante :
-
Un sixième pour la comptabilité, l’informant de l’engagement
financier, et permettant ensuite d’effectuer la vérification de facture ;
-
Un septième au contrôle de qualité ;
-
Un huitième au service des prix de revient ;
-
Enfin plusieurs autres d’archivage ou de façon à servir
ultérieurement comme accusés de réception.
Ces derniers cas sont, bien sûr, le fait d’entreprises
fortement organisées et représentent l’organisation dans un système manuel non informatisé.
Dans certains cas, on voit des acheteurs passer
commande par téléphone. Il faut insister sur l’importance d’une confirmation
écrite, car elle seule a une valeur juridique de contrat protégeant l’acheteur
contre tout événement de non conformité et offrant la possibilité de bénéficier
de garanties.
Marché et commandes ouvertes :
Dans tous les cas, il est judicieux d’essayer de
réduire le coût d’une commande, et ceci peut se faire en passant le plus
possible de marchés et/ou de commandes ouvertes.
Une commande ouverte porte en général sur un certain nombre
d’articles pour lesquels le fournisseur s’engage à respecter certaines
conditions (prix en particulier) sur un certain horizon. L’acheteur fournit de
son côté une estimation des quantités approvisionnées.
Ensuite des désignations précises, périodiques ou non,
seront effectuées dans ce cadre (éventuellement par des liaisons directes
établies entre services utilisateurs et fournisseurs). Le service achats
n’intervient alors qu’en cas de litiges, ou au terme de l’horizon couvert par
la commande.
Procédure générale d’achat et gestion de la commande- Emission du besoinvoir aussi:
Procédure générale d’achat et gestion de la commande - Vérification du besoin
Procédure générale d’achat et gestion de la commande :-évaluation et sélection des fournisseurs
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