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| Vérification de la facture |
La facture
parvient de son côté à l’entreprise, soit au service achats, soit au service
comptabilité directement. Dès les deux contrôles réception effectués, il
convient d’en administrer le règlement au plus vite selon les conditions de
paiement prévues.
Notons
qu’un paiement comptant dans le cas d’un escompte proposé peut être intéressant
et nécessite dans ce cas un traitement administratif rapide.
Il se
pose ici un problème classique sur lequel beaucoup d’acheteurs se questionnent :
qui doit effectuer le contrôle de facturation, service achats ou comptabilité ?
Il semble qu’il s’agisse d’un faux problème, puisque l’important reste que les
factures des fournisseurs soient contrôlées !
Dans
certains cas, tout ce qi concerne les prix et conditions est vérifié par la comptabilité.
Alors une copie de la facture doit lui être transmise, ainsi que le bon de
réception et le bordereau du contrôle de qualité. Ceci entraîne en général un
coût de commande légèrement plus élevé, mais présente l’avantage de séparer la
négociation et la fixation du prix, de l’acte de contrôle. « On ne peut
être juge et partie ! ».
Dans
l’autre hypothèse, on cherche à simplifier la procédure, et permettre une
réaction plus rapide à l’enregistrement d’erreurs.
Un autre
problème se pose assez fréquemment : la facture parvient à l’entreprise
avant les marchandises et le fournisseur souhaite être payé.
Retenir
le paiement jusqu’à ce que la commande ait été soldée :
Respect
d’abord un principe élémentaire qui n’a rien à voir avec un manque de confiance
vis-à-vis du fournisseur.
Evite
ensuite de procéder à une demande d’avoir chez le fournisseur, puisque les remboursements
sont assez peu pratiqués.
Payer
avant qu’une commande se soit soldée totalement, au même reçue :
Permet
parfois de bénéficier de l’escompte proposé si le délai contractuel court à
réception de la facture ;
Ou bien
évite de répercuter sur le fournisseur des délais administratifs et de contrôle
dont il n’est pas responsable.
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