Dans cet article, nous allons d’abord présenter les grandes lignes de ces procédures, qu’elles soient manuelles ou informatisées, puis ensuite, revenir de façon plus détaillée sur certaines étapes ou certains thèmes méritant des approfondissements techniques.
Le
texte a été écrit dans l’optique d’une procédure manuelle (l’informatisation
qui se généralise modifie évidemment sinon le contenu, du moins la nature et le
nombre d’exemplaires de certains documents utilisé).
Emission du besoin :
Il
est évident, et nous l’avons vu en
examinant les processus de décision d’achat, que tout achat trouve son origine
dans l’émission d’un besoin provenant d’une certaine source dans
l’organisation.
Dans
le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature
du bien concerné.
En
effet, dans certains cas, le besoin peut concerner des composants ou matières
entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement
répartis dans le temps, ou qui sont spécifiques à un nombre très limité de
produits finis. Dans ce cas, le besoin en composants pet être logiquement
déduit des besoins en produits finis par un système de type MRP.
Dans
d’autres cas, le besoin concerne des fournisseurs, composants ou produits, très
consommés, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est
régulièrement répartie, et qui de ce fait seront gérés sur stock indépendamment
du rythme de consommation.
Enfin,
le besoin peut concerner un article ou service à un usage exceptionnel, ou non
répétitif, n’entrant pas dans les produits finis, et géré ou non sur stock.
Articles de consommation irrégulière :
Il
est alors logique de déterminer les besoins en composants à partir des
programmes de production ou de montage des ensembles ou articles
correspondants. Cette procédure consiste à « éclater » les programmes
du niveau supérieur par utilisation des nomenclatures et prise en compte des
divers délais d’obtention à tous les niveaux.
L’aboutissement
en est une liste de programmes d’approvisionnement des composants détaillés, période par
période, sur un certain horizon. Dans certains cas, le service achats reçoit
ces documents sous une forme directement exploitable des utilisateurs en
production ou de l’informatique. Dans d’autres cas, il est de sa responsabilité
de faire l’éclatement, puisqu’il ne reçoit que des programmes bruts.
Ce
système aboutit par ailleurs à tenir des stocks minima pour de tels composants
dont le stockage est souvent risqué : le besoin ne provient donc pas
logiquement du magasin.
Articles courant à consommation régulière :
Sans
procédure de juste-à-temps en place, ces articles sont tenus en stock, et gérés
par un des systèmes de stock (point de commande ou recomplétement périodique).
Le besoin est donc initialisé par le déclenchement d’un point de commande, ou
l’atteinte d’une date prédéterminée de commande.
Dans
ce cas, c’est le suivi d’une fiche manuelle de stock, ou d’un état
informatique, et la mise en œuvre des règles régissant le système de
réapprovisionnement qui déclenchent le besoin.
Pratiquement,
et de façon générale, il n’y aura par alors de demande d’achat proprement dite,
mais une procédure particulière.
Parfois,
en système manuel, ce seront les fiches de stock qui serviront de demande
d’achat et transiteront par le service achats. Elles comportent en effet dans
leur partie supérieure une description de l’article, et permettent par ailleurs
d’inscrire dans la colonne « commandes » la quantité souhaitée par le
magasin. Tous les renseignements nécessaires au service achats y figurent donc
bien, pour passer ensuite une commande effective aux fournisseurs. On trouve
enfin le système de demande d’achat, où le magasinier porte régulièrement les
besoins en approvisionnements, et qu’il transmet périodiquement au service
achats.
Besoins imprévisibles ou non répétitifs :
On a alors coutume d’utiliser la procédure
classique de demande d’achat, transmise par tous les services demandeurs, et
dont un modèle est fourni sur figure suivant.
Cette
demande d’achat comporte en général les informations suivantes :
-
Description détaillée du besoin,
-
Numéro de code (s’il existe) ;
-
Quantité souhaitée ;
-
Délai sous lequel l’utilisateur souhaite la mise à
disposition.
Les
demandes d’achat (DA) proviennent de tous les services de l’entreprise dans
lesquels des matières, fournitures, équipements ou services sont consommés. Il
est nécessaire qu’elles soient approuvées (signées) par un responsable, ou
toute autre personne habilitée à le faire. Dans ces conditions, le service
achats dispose de la liste des « signatures » autorisées, ainsi
éventuellement du montant maximum des dépenses autorisées par signataire.
En
général, la D.A est émise en deux exemplaires :
-
le premier est destiné aux achats pour enregistrement de la demande, et
déclenchement effectif de la commande ;
-
le second est renvoyé au demandeur comme accusé de réception.
 |
| Exemple de demande d'achat |
Cas des commandes urgentes :
Dans
la très grande majorité des cas, il est nécessaire de prévoir une procédure de
commande urgente. Néanmoins, il faut noter que le caractère d’urgence peut
provenir de plusieurs causes :
-
Ruptures de stock (mauvaise définition du niveau d’alerte, ou
du stock de sécurité ; oubli du gestionnaire de stock) ;
-
Erreurs dans les programmes de productions ;
-
Mauvaises prévisions des besoins ;
-
Changements fréquents et inorganisés des nomenclatures ;
-
Manque de confiance dans la capacité du service achats à
délivrer les marchandises dans les délais.
Si
l’on ne peut jamais supprimer totalement les urgences, il est néanmoins anormal
de voir leur généralisation. Il est recommandé d’en identifier les causes pour
y remédier, plutôt que de les accepter
et de prévoir pour elles une procédure spéciale et toujours plus coûteuse.
Quoi
qu’il en soit, les D.A doivent prévoir un repérage de l’urgence des commandes à destination des acheteurs.
Dans certains cas, pour certains types d’achats, on a prévu de laisser
l’initiative et la réalisation des achats d’urgence aux utilisateurs, de façon
à libérer les achats d’une charge de travail anormale. Ceci peut se faire par
le biais de la définition de montants annuels prévus aux budgets.
voir aussi :
Nos références
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