Vérification du besoin:
Lorsque le service achats reçoit une demande d’achat,
il est de sa responsabilité de vérifier que le besoin a été parfaitement
défini, et qu’il correspond pour l’entreprise à une décision économique.
A l’occasion, il est possible et souhaitable de se
poser certaines questions, comme celles qui suivent à titre d’exemple :
- - Cette D.A concerne un produit qui doit être approvisionnée
sur un marché-achat actuellement en pénurie : n’’existe-t-il pas en stock
une fourniture qui pourrait lui être substituable sous quelques modifications
mineures ?
- - Cette D.A concerne-t-elle une fourniture normalement tenue en
stock ?
- - Cette D.A concerne un équipement ou un outillage particulier
que souhaite une unité de fabrication. Comporte-t-elle en conséquence
l’ensemble des renseignements ou spécifications qui permettront au(x) fournisseur(s) potentiel(s) de répondre
à toute consultation ?
- - Cette D.A porte une petite quantité pour une certaine
fourniture. Cette décision est-elle bien économique pour l’entreprise, et ne
vaut-il pas mieux s’assurer auprès des utilisateurs de l’intérêt éventuel de
passer une commande de taille plus important ?
- - Etc.
On constate en effet dans la majorité des entreprises
que les D.A se répartissent selon la loi de Pareto ou règle 20/80. Il y a de
très nombreuses petites commandes qui portent sur un faible pourcentage de la
valeur de consommation annuelle totale. Or une commande entraîne un coût de
traitement à peu près équivalent quelle que soit sa taille : il y a donc
en conséquence intérêt à limiter leur nombre.
Ceci peut être fait :
-
Soit en rapprochant leur taille d’une quantité économique de
commande.
-
Soit par un effort de standardisation des composants
élémentaires ;
-
Soit par un effort de regroupement des besoins élémentaires
au niveau des services demandeurs ;
-
Soit en passant plus fréquemment des commandes ouvertes
auprès des fournisseurs de façon qu’ensuite les utilisateurs n’aient plus qu’à
désigner directement au(x) fournisseur(s) leurs besoins.
Retenons donc que l’acheteur n’est pas à l’origine du
besoin, mais qu’il doit jouer ce rôle de validation et de critique utile auprès
des demandeurs.
Pour les raisons vues ci-dessus, ainsi que pour
simplifier la tâche des utilisateurs et des acheteurs, il est très souhaitable
que la D.A ait une forme normalisée au sein de l’entreprise ?
Voir aussi:
Nos références
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