Comment faire l'auto-diagnostic pour des achats efficaces? méthodologie

Evaluer c’est créer : écoutez donc vous qui êtes créateurs ! c’est l’évaluation qui fait des trésors et des joyaux de toutes choses évaluées.

Comment faire l'auto-diagnostic pour des achats efficaces? méthodologie

Qui achète quoi ? a qui ? où ? et comment ?

Pour bien maîtriser et optimiser ses achats, une PME doit d’abord identifier les différents acteurs impliqués et définir les relations entre eux.

Ensuite, elle doit catégoriser les produits et services achetés et définir pour chacun d’eux la méthode d’achat la plus appropriée.

Les acteurs internes :

Dans cette étape, il s’agit de parcourir le circuit d’information lors d’un acte d’achat, afin d’identifier toute personne  qui directement ou indirectement exerce une influence sur cet acte.

Il va sans dire que suivant la taille de l’entreprise, les fonctions peuvent être cumulées sur une même personne.

L’utilisateur :

C’est le client interne de l’entreprise, car il utilisera le produit ou le service acheté. Il peut avoir un besoin, mais ne pas posséder les compétences techniques ou commerciales pour s’exprimer. Il formalise alors l’expression du besoin sous la forme d’un cahier des charges fonctionnel orienté métier.

Le prescripteur :

Il identifie les besoins internes en ce qui concerne les produits ou services à acheter auprès des fournisseurs : matière première, prestation de service, sous-traitance, maintenance….

Il rédige un cahier des charges techniques.

L’acheteur :

Il identifie les fournisseurs à même de répondre aux attentes du prescripteur. Il négociera les conditions d’achats, puis les contractualisera au travers de différents types de documents : contrat-cadre, accord commercial, contrat, grille de prix, bon de commande…

Le décideur :

C’est celui qui a le pouvoir de décision effectif sur l’acte d’achat :

-          Financier : dispose-t-on du budget nécessaire ?

-          Stratégique : faire ou faire faire ?

-          Technique : produit de substitution en interne ?

Les produits et services :

Il s’agit d’établir la liste de l’ensemble des articles, produits ou services achetés au sein de votre structure.

Il faut partir du principe que tout ce qui vous est facturé est un acte d’achat. Une segmentation arborescente sur plusieurs niveaux permettra une analyse une segmentation arborescente sur plusieurs niveaux permettra une analyse plus fine et plus efficace.

Exemples :

-          Téléphonie fixe et mobile, prestations de services informatiques…

-          Ressources humaines, personnel intérimaire, frais de recrutement, formation…

-          Flotte automobile, location longue durée, assurances…

-          Achats d’investissement, équipement industriel, construction de bâtiments…

-          Achats de production, matières premières, produits semi-finis, pièces usinées, pièces de fonderie, circuits électroniques, produits d’injection, plastiques…

-          Achats logistiques, transport routier, transport express Messagerie, transport aérien, frais de transitaires, transport maritime, prestations de stockage.

-          Services, nettoyage, gardiennage, reprographie, vêtements de travail, restauration collective…

Cette liste, non exhaustive, est spécifique à chaque structure. Elle doit être réalisée en interne.

Le panel des fournisseurs :

Là aussi, les informations nécessaires peuvent être récupérées auprès du comptable fournisseur ou du contrôleur de gestion. Il est nécessaire d’obtenir la liste de ses fournisseurs, avec leur chiffre d’affaires réalisé, pour identifier les fournisseurs stratégiques et préparer ses négociations. Nous verrons ultérieurement l’utilisation de ces informations avec la méthode Pareto pour optimiser le panel de ses fournisseurs.

L’acte d’achat : un cycle :

A ce niveau, il faut identifier si le processus de l’acte d’achat, avec chacune de ses étapes et une définition précise un rôle de chacun des intervenants, a bien été formalisé au sein de votre structure.

Vous pouvez le représenter sous la forme d’un logigramme ou d’une liste type des étapes à suivre.

Il convient de vérifier qu’il a été communiqué aux différents acteurs, et qu’il est bien assimilé et respecté.

A chaque des étapes, les documents associés doivent être formalisés et identifiés :

-          Grille d’interview de compréhension du besoin.

-          Grille de référencement des fournisseurs.

-          Grille de comparaison des offres.

-          Grille de mesure de la performance fournisseurs.

-          …

De plus, il est intéressant de disposer du processus de passation de commande, afin d’identifier les actions à faible valeur ajoutée sur réalisation de l’acte d’achats.

Les actions à mener :

Le seul fait de réaliser cette analyse va mettre en évidence des anomalies, des zones d’ombre.

Pour chacun des axes de progrès identifiés, il s’agit maintenant de mettre en œuvre les actions qui vous permettre de gagner en efficacité et d’améliorer ainsi votre performance.

Voici quelques approches à avoir face aux différents thèmes abordés :

-          Acteurs : responsabiliser, former, déléguer, allouer, réduire les coûts administratifs, dématérialiser les documents, suivre des tableaux de bord…

-          Fournisseurs : négocier, globaliser, planifier, optimiser le panel, créer des partenariats, mettre en concurrence, externaliser, suivre la performance, référencer, contractualiser…

-          Produits et services : standardiser, substituer, mutualiser, définir le juste besoin, optimiser les stocks…

-          La procédure d’achat : existe-t-il des anomalies ? quels sont les objectifs à atteindre ? des cas particulier sont-ils à gérer ? des indicateurs sont-ils déjà définis ? des tableaux de bord sont-ils utilisés ?  processus formalisé et communiqué ? validation budgétaire ? système documentaire standardisé ? définition de budgets prévisionnels ?...

Les outils de l’auto-diagnostic :

Dans un monde toujours plus complexe, les scientifiques ont besoin des deux outils : des images aussi bien que des nombres. De la vision géométrique aussi bien que de la vision analytique.

Loi de Pareto, 20/80 ou méthode ABC :

L’économie italienne Vilfredo Pareto (1848-1923) observa au début du XX^e siècle de 20% de la population italienne possédait 80 % de la richesse nationale, d’où le nom de la loi 80/20 ou 20/80.

Cet outil est très largement applicable dans la fonction achat sur :

-          Les fournisseurs.

-          Les produits ou services achetés,

-          Les stocks de produits finis ou intermédiaires.

Exemple :

Nous allons utiliser cette approche sur le panel des fournisseurs identifiés lors de notre analyse précédente :

-          Récupérer les chiffres d’affaires réalisés par chacun des fournisseurs sur l’année précédente.

-          Trier les lignes (ou recopier) par ordre décroissant du chiffre d’affaire et reporter le fournisseur correspondant dans la 1^ere colonne.

-          Calculer la valeur cumulée du chiffre d’affaires, ligne par ligne (la dernière case étant égale à la somme)

-          Diviser chaque valeur de ligne cumulée par la somme totale des valeurs.

Vous trouvez ci-dessous une vidéo que vous pourrez renseigner afin de vous entraîner à utiliser cet outil.

Zone A :

20 % des éléments représentent 80 % en valeur cumulée : zone à aborder en priorité fournisseurs à suivre tout particulièrement, gains potentiels très forts.

Zone B :

30% des éléments représentent 15% en valeur cumulée : zone intermédiaire à aborder en complément des actions menées en zone A.

Zone C :

50% des éléments représentent 5% en valeur cumulée : c'est-à-dire que cette moitié ne représente que 5% de vos achats.

Dans un objectif de réduction des coûts, l’approche consiste à diminuer le nombre de fournisseurs en regroupant  les achats sur moins de fournisseurs (diminution des coûts de passation de commandes interne, moins de litiges, augmentation des volumes chez les fournisseurs retenus…)

Il va sans dire que ces rations sont indicatives et que votre propre analyse n’aura pas exactement ces valeurs.

Néanmoins, sauf cas particulier (mono-source, éléments étudiés non significatifs car partiel, échantillon trop faible…), il y a fortes chances que votre graphique ait cette allure.

Généralisation de la méthode : vous pouvez aussi réaliser un Pareto sur vos références stockées afin d’identifier rapidement quels sont les articles à travailler en premier afin de diminuer rapidement votre immobilisation financière. Et on pet appliquer cette méthode pour gérer le panel fournisseur afin d’optimiser les efforts de négociation avec les 20% des fournisseurs qui réalisent 80% de charge.

La cartographie des fournisseurs :

L’utilisation conjointe de la segmentation en famille de vos fournisseurs et des données traitées préalablement permet de réaliser un tableau qui rassemble les fournisseurs et chiffres d’affaire et les familles des produits acheter.

Pour mémoire, la segmentation des fournisseurs consiste à les rassembler par « famille » homogène, possédant des caractéristiques communes :

-          Marché fournisseurs, technologie utilisée, par fonction ou spécificités…

-          Une segmentation arborescente sur plusieurs niveaux permet une analyse plus fine et plus efficace.

Cette segmentation est réaliser une fois pour toutes et sera utilisée comme référentiel à chaque nouvelle entrée de fournisseur.

Le traitement de celui-ci avec l’outil « tableau croisé dynamique » disponible sous le tableau Excel (Microsoft) permet d’obtenir instantanément la mise en forme de segmentation des achats par familles et sous-familles.

Ainsi, il devient aisé de détecter :

-          Les segments référençant plusieurs fournisseurs sur une famille permettant de globaliser ses achats.

-          Trois fournisseurs sur l’achat des cartouches d’encre.

-          Mise en concurrence et n’en retenir qu’un seul, car achat non stratégique.

-          Des anomalies potentielles :

-          Deux fournisseurs se partagent l’installation et la maintenance du réseau informatique.

Cette cartographie, réalisée périodiquement, permet de définir rapidement les actions à mener pour optimiser le panel de vos fournisseurs.

Tâche fondamentale des acheteurs dans les processus de décisions l’achat, et étape importante du traitement des commandes, l’évaluation des fournisseurs doit s’appuyer sur la collecte d’un grand nombre d’information, obtenues par des sources internes et externes à l’entreprise. Elle permettra par la suite d’effectuer une sélection entre les fournisseurs possibles pour un certain achat.

Mais toute évolution suppose d’abord de réfléchir à l’ensemble des critères sur lesquels on compte évaluer les divers fournisseurs, et parallèlement à définir ce que l’on appelle un « bon fournisseur » pour un achat, représentant le compromis idéal dans une certaine situation.

Dans ces conditions, il y a lieu de faire une analyse ABC, mais sur un critère nouveau qui serait le caractère critique de chacun des composants selon son importance stratégique : ceci aboutirait à un classement des références stockées par famille de taux de service objectif, et donc permettrait de minimiser global en stock de sécurité.