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| Suivi de commande |
Trop
souvent, on voit des acheteurs attendre la livraison sans rien faire, en se
remettant au bon vouloir des fournisseurs : c’est une pratique dangereuse.
Bien
sûr, la règle 20/80 doit encore s’appliquer ici : il n’est rentable d’effectuer
un suivi que pour les commandes importantes en quantité et/ou en valeur/ mais l’acheteur
doit prendre conscience que, s’étant engagé sur le prix, il reste responsable
vis-à-vis de l’utilisateur du respect des délais, des quantités livrées, ainsi
que de la mise à disposition en lieu et place appropriés.
La première
étape consiste donc à bien s’assurer que le fournisseur a renvoyé l’accusé de
réception. Ensuite, il faut organiser une relance préventive. Aucune méthode « classique »
et générale n’existe quand à la date de relance appropriée pour une commande ;
c’est affaire de jugement et d’appréciation sur la nature de la commande.
En général,
on utilise des fichiers où les commandes sont classées par numéros d’émission. L’inconvénient
est alors de ne pas repérer les commandes par des signes visuels correspondant aux
dates de relance. L’autre méthode consiste sous forme de tickets numérotés.
L’intérêt
est ici de bien visualiser les délais engagés. L’informatisation permet la
relance automatique.
Pour
le reste, la relance s’accommode fort bien d’une certaine automaticité, et du
téléphone. Dans les cas les plus importants, outre la visite directe au
fournisseur. On détaille parfois les renseignements demandés à l’occasion sous
forme d’imprimés donnant une série de questions auxquelles le fournisseur est
invité à répondre.
La relance
tiendra compte enfin à l’évidence de la diligence manifestée par les
fournisseurs lors d’achats précédents. Dans tous les cas, une trace écrite doit
être conservée de tous les contacts prix à ce titre et entrer ensuite dans le
système d’évaluation utilisé.
Modification de commandes :
Il arrive
des modifications doivent être apportées à un ou plusieurs éléments d’une
commande en-cours. Il importe alors d’opérer comme pour une commande nouvelle :
c'est-à-dire être fait par écrit et obtenir un nouvel accord du fournisseur de
façon à ne pas risquer d’encourir des pénalités.
Voir aussi:
Nos références
N.B: Office Professional Plus 2019 Version complète - 1 PC
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