système d'information et informatisation des achats

système d'information et informatisation des achats

Cet article n’a en aucun cas objectif d’être un catalogue de progiciels contenant des descriptifs spécifiques détaillés. Par ailleurs, dans la présentation de système d’information (cas de la structuration des fichiers par exemple), il ne prétend pas non plus être le reflet exact de la structure d’une base de données achats organisée, comme le feraient des informaticiens professionnels.

En revanche, le propos est d’aborder les points principaux de la structure-type d’un système d’information et d’aider ainsi à l’élaboration d’un cahier des charges d’application informatique aux achats.

Constat d’utilisation des applications informatiques :

La dernière étude publiée connue date de 1986. Effectuée sur un échantillon de 112 entreprises par la rédaction de la revue internationale de l’achat (MAI Bordeaux), elle avait pour objectif de faire le point sur les applications informatiques spécifiques Achats selon leur utilisation et l’intérêt ressenti par les managers de la fonction.

Il en ressortait (et ceci être considéré comme une bonne approche) qu’un système doit comporter trois niveaux principaux :

-          Le premier, pour mémoire, relatif à la gestion courante, et le suivi et la gestion des stocks matières et composants, ainsi que l’application de calcul de besoin, à l’interface avec la planification de la production 90% des entreprises interrogées en disposaient.

-          Le second niveau concerne aussi la gestion courante. Il est constitué d’un ensemble d’applications devant libérer les acheteurs d’un certain nombre d’activités administratives de façon à augmenter la productivité du service en les rendant disponibles pour effectuer la partie essentielle de leur fonction. Parmi ces applications, on peut citer les suivantes, ayant toutes été notées entre 3 et 4 comme rang d’importance sur l’échelle 1-4 proposée :

·         Elaboration et émission automatisée de la commande,

·         Suivi de l’acte d’achat et relance (automatique ou non),

·         Réception des achats (incluant les contrôles quantitatif et qualitatif)

·         Contrôle et règlement des factures,

·         Enregistrement, traitement et suivi des demandes d’achats.

A ces application, on peut aussi ajouter la préparation et l’émission des appels d’offres, notées 2,6 sur 4 en degré l’importance.

Dans le contexte actuel de tension des flux, dans le cadre d’une démarche juste-à-temps, un point noté « moyennement important » à l’époque doit être évoqué : la possibilité de liaison informatisée avec certains fournisseurs, encore peu répandue.

-          Le dernier niveau d’information (pourcentage d’implantation effective en 1985 compris entre 12 et 45 %) concerne l’ensemble des applications d’aide au management des achats (succinctement : base de données sur les marchés fournisseurs, système d’aide à la cotation et à la sélection des fournisseurs, contrôle de gestion de la fonction). Tous ces points notés en importance de 3,2 à 3,5.

Structure-type d’un système informatique :

Cette précédente étude est intéressante car elle fait ressortir les différents modules principaux à mettre en place disposer d’un  système d’information et d’aide à la gestion des achats qui soit cohérent, comme le montre la figure.

Ainsi un système informatique doit comporter les sous-ensembles  suivants :

-          Un module permettant à partir des prévisions de vente, ou directement du plan directeur, d’effectuer des réservations auprès des fournisseurs (si la pratique du secteur et les nécessités d’anticipation l’imposent), ou simplement d’avoir une base prévisionnelle pour la négociation de marchés ;

-          Une application de passation de commandes (ou de désignations « à l’intérieur » d’un marché) à partir des besoins nets résultant de la MRP, ou de la planification à court terme ;

-          Pour tous les produits et services achetés autres que les matières et composants (achats ponctuels, frais généraux, prestations diverses, investissements), un système d’enregistrement et de traitement des demandes d’achat, ainsi qu’un module de rédaction et de traitement des appels d’offres.

-          Un système de relance, à la demande ou automatique, éventuellement en liaison directe (télétraitement) avec certains fournisseurs.

-          Un système de suivi des performances fournisseurs, selon les critères servant par ailleurs à un module d’évaluation et de sélection des fournisseurs (interfacé éventuellement avec le système d’homologation/certification des fournisseurs).

-          Une base de données, commerciale et technique, sur les marchés fournisseurs.

-          En interface avec le suivi des stocks, et la partie amont du système de Qualité Assistée par Ordinateur, une application de réception quantitative et qualitative intégrant la phase de contrôle et donc de validation, avant entrée en stock.

-          Enfin, un système, spécifique aux Achats, de contrôle de gestion et mesure de la performance incluant : les budgets achats et le contrôle budgétaire, la mise à jour et la réalisation du tableau de bord, ainsi que tout système de reporting spécifique.

Ces applications s’appuient sur un certain nombre de fichiers,  organisés ou non en base de données. Cela étant, deux fichiers de base sont essentiels, car ils conditionnent particulièrement la qualité du système d’information. Ce sont le fichier articles et le fichier fournisseurs.

Les fichiers Achat de base :

Le fichier produit :

      1-      Définition :

Il est remarquable de constater que dans les entreprises, très souvent le service achat dispose d’un fichier produit, le magasin suit ses stocks des fichiers produit, les services techniques on également un fichier produit, le service comptable s’est constitué une nomenclature produit, soit pour sortir des statistiques d’achat, soit pour faciliter le fonctionnement de sa comptabilité analytique.

Généralement ces fichiers ne sont pas homogènes, voire sont totalement différents, ce qui supprime toute possibilité de renseignement, d’échanges d’informations et rend les comparaisons extrêmement délicates.

Les différences tiennent essentiellement au fait que les mêmes produits n’ont pas la même désignation, que les regroupements ne sont pas faits de la même façon, et que la codification n’est pas identique.

Il est donc nécessaire d’avoir un fichier articles unique, commun à tous les utilisateurs, ainsi qu’une description claire de la structure des produits finis de l’entreprise par les nomenclatures.

Une bonne nomenclature doit avoir, par ordre de priorité, les qualités suivantes :

·         Elle doit être homogène à l’intérieur de l’entreprise. Ce qui signifie que tous les services doivent utiliser cette nomenclature et elle seule. Ce qui signifie également qu’elle doit être définie, étudiée et acceptée par tous ses futurs utilisateurs.

·         Elle doit être adaptée aux besoins actuels et futurs de l’entreprise. Il ne s’agit pas en effet de choisir une nomenclature figée, répondant aux seuls besoins actuels de l’entreprise ; mais plutôt de retenir un système de nomenclature qui puise assimilé de nouveaux produits sans qu’il soit besoin de la modifier. Une nomenclature doit avoir une durée de vie assez longue.

·         Elle doit être simple, mais suffisamment détaillée. Il convient en effet que cette nomenclature permette des regroupements de produits pour des analyses statistiques par exemple. D’où un classement à étages depuis les produits de base, pièces et sous-ensembles, jusqu’aux familles de produits s’il en existe. Mais pour des raisons opérationnelles (nombre de fiches à tenir à jour si le système est manuel, exploitation du fichier), il faut que cette décomposition soit la plus simple possible.

·         Elle doit être gérée par un individu ou un service responsable, c’est ce service qui, après consultation des utilisateurs, décidera de l’introduction de nouveaux items dans la nomenclature générale, et des éventuelles modifications à y apporter. Ce sera en général, soit la responsabilité du bureau d’études, soit celle du contrôle de production dans les entreprises ainsi structurées.

·         Elle doit permettre des comparaisons. Il est en effet nécessaire (en particulier quand les services achats disposent d’un tableau de bord) de pouvoir s’assurer une comparaison avec certains indices de prix qui sont fournis par des organisations professionnelles, par des services ministériels, ou des revues économiques.

On peut ainsi, si la nomenclature est bien conçue, comparer ses performances de prix aux indices qui sont fournis par ailleurs.

      2-      Informations à introduire :

Les informations incluses dans le fichier produit peuvent être différentes selon que ce fichier est utilisé, soit par les techniciens et les acheteurs, soit par les acheteurs uniquement.

Ici nous présentons un fichier produit commun aux services techniques et au service achat. Ceci suppose évidemment que ce fichier unique soit conçu et entretenu par les deux services.

Le fichier produit est constitué :

-          De fichiers produits (selon la nomenclature retenue) avec un classement par familles et classes de références ;

-          Et de documents tels que des notices techniques et commerciales des fabricants ; des études techniques, des résultats d’essais et de tests, et des extraits d’articles techniques.

Ces documents peuvent être classés avec la fiche produit correspondante ou dans le cadre de la famille à laquelle ils se rapportent.

En ce qui concerne la fiche article, elle doit contenir les renseignements suivants :

-          Nom du produit

-          N° de nomenclature ;

-          Formes commerciales du produit (exemple : liquide, solide…) ;

-          Propriétés (physiques, chimiques, biologiques…)

-          Conditionnements du produit ;

-          Réglementation et mesures de protection (stockage, équipement…)

-          Phase dans le cycle de vie du produit (naissance, croissance, maturité, mortalité) ;

-          Utilisations dans l’entreprise ;

-          Autres utilisations possibles ;

-          Produits de remplacement ;

-          Fournisseurs possibles (avec code)

-          Utilisés,

-          Connus 

-          A éviter ;

-          Commandes passées

Le fichier fournisseur   

     1-      La codification des fournisseurs :

De même qu’il est nécessaire d’avoir une nomenclature unique pour les produits, de même il est fondamental de posséder une codification homogène des fournisseurs à l’intérieur d’une même entreprise (surtout si celle-ci est décentralisée).

Cette codification peut être soit interne, soit provenir de l’extérieur (exemple : code SIRENE).

Un individu ou un service devra être nommé responsable de la codification fournisseur. Les services concernés par cette codification sont d’ailleurs moins nombreux que dans le cas précédent. Il s’agit généralement du service achat, du service comptable, et éventuellement de la comptabilité analytique ou du service financier.

      2-      Nature des informations à introduire :

Un fichier fournisseurs devrait comprendre pour chaque fournisseur trois parties différentes :

-          Une fiche « contact/profil » par fournisseur,

-          Des dossiers d’évaluation du fournisseur,

-          Un dossier de suivi,

     3-      La fiche « contact/profil » :

Elle doit comporter comme informations les points descriptifs suivants :

-          Nom du fournisseur et raison sociale ;

-          Numéro de code fournisseur ;

-          Contacts passés avec ce fournisseur ;

-          Renseignements divers sur le fournisseur (importance en chiffre d’affaire, moyens de production, solidité financière, liens financiers, autres éléments à définir au cas par cas) ;

-          Produit vendus. Ces produits doivent être donnés ici correspondance avec le fichier produits. Il y a lieu de préciser si le fournisseur « a fourni », « peut fournir », ou s’il convient d’éviter de lui acheter certains produits ;

-          Chiffre d’affaires achat réalisé avec lui sur les dernières années.

     4-      Les dossiers d’évaluation :

Ce type de dossier est à tenir pour chaque produit « important » acheté chez ce fournisseur (couple produit/fournisseur).

Dans certains cas, ces dossiers peuvent être tenus pour une famille de produits homogènes si le fournisseur couvre cette famille.

Ces dossiers peuvent être constitués, soit lorsqu’un d’achat important que peut couvrir ce fournisseur apparaît, soit systématiquement sur des produits qui sont jugés importants dans l’absolu.

Dans les deux cas, ils devront être tenus à jour avec une périodicité à définir.

 Chaque dossier d’évaluation doit contenir un tableau d’évaluation du fournisseur pour le produit considéré. Il peut ne concerner que ce fournisseur ou être un exemplaire de comparaison entre plusieurs fournisseurs du même produit. Dans tous les cas, les critères à retenir ont été cités, et sont au minimum les suivants : qualité du produit, fiabilité, coût de revient, délai, respect du délai, considérations de service.

Chaque dossier d’évaluation doit ensuite contenir tous les documents qui ont rapport à l’étude du produit chez ce fournisseur (comptes-rendus de visites, d’entretiens ou négociations).

Cette partie du fichier devra comporter les rapports d’audits et informations d’agrément provenant du système de qualification des fournisseurs et d’homologation des produits chez ces fournisseurs (documentés par les auditeurs agrées par le service qualité).

      5-      Le dossier suivi du fournisseur :

Ce dossier permet de rassembler tous les documents que le service achat possède sur le fournisseur, et en particulier tous ceux qui ont trait aux rapports qui ont  existé par le passé avec l’entreprise.

Il peut comprendre :

-          Les fiches récapitulatives de commandes passées. Ces documents permettent de visualiser rapidement le déroulement, avatars inclus, de chacune des commandes passées. On peut ainsi éviter de garder des dossiers commandes encombrants.

-          Les demandes de prix et de renseignement renvoyés par ce fournisseur ;

-          Les réponses aux appels d’offres qui lui ont été faits, avec le tableau de comparaison finale entre les différentes offres qui ont été renvoyées (si l’appel d’offres ne concerne pas un produit pour lequel il existe un dossier d’évaluation) ;

-          Des comptes-rendus, des fiches de renseignements divers, des résultats d’essais ou des articles sur ce fournisseur,

-          Des documents propres au fournisseur (catalogues, fiches techniques, documents commerciaux, bilans et comptes de résultats, etc) ;

     6-      Relation entre ces trois parties du fichier :

Sur le plan des relations entre ces trois paries, il faut noter que le dossier de suivi du fournisseur est un des éléments qui, par les informations qu’il contient, permet de constituer et de suivi et d’évaluation fournissent des informations primordiales qui doivent être indiquées sur la fiche « contact/profil ».

Au plan de l’utilisation, la fiche « contact/profil » est la fiche qui permet le travail quotidien de l’acheteur. Elle est en effet utilisée pour tous les contacts téléphoniques, épistolaires ou autres, lors des demandes de prix ou des consultations, pour les achats courants et de peu d’importance, pour des éventuelles études de marché, et avant les entretiens avec représentants.

Quand aux dossiers d’évaluation, ils sont utilisés au coup par coup, pour les achats de produits jugés « importants », lors des appels d’offres sur certains produits (choix des fournisseurs à qui l’on envoie l’appel d’offres, première sélection après l’offre, évaluation), et enfin pour les négociations importantes.

Enfin, le dossier de suivi du fournisseur est utilisé plus rarement lorsqu’il convient :

-          Soit de rechercher un renseignement particulier (par exemple, prix d’un produit deux ans auparavant),

-          Soit d’analyser le passé et le passif des rapports fournisseur/acheteur, en particulier lorsqu’un point litigieux surgit (détail non tenu sur une commande par exemple),

-          Soit de préparer une négociation particulièrement délicate qui nécessite des renseignements nombreux et précis.

Principes fondamentaux d’un système informatique :

Au-delà des applications déjà vues, il convient de certains principes de base à privilégier.

Divers niveaux d’information :

En matière d’information de la fonction achats-approvisionnement, en dehors de la nature et de la structure des fichiers nécessaires, il reste à définir le niveau d’automatisation que recherchent les responsables. En effet, l’ordinateur peut n’être utilisé que pour de simples opérations de suivi, ou bien au contraire être conçu de façon à appliquer automatiquement des règles de décisions.

Niveau 1 : outil de suivi et de calcul routinier :

Si on prend l’exemple de la gestion des stocks de composants standardisés, à ce niveau l’ordinateur n’effectue qu’un simple suivi des stocks, c'est-à-dire qu’on peut connaître à tout moment l’état du stock réel et prévisionnel (par prise en compte des commandes en cours). Dans ce cas, l’ordinateur remplace simplement la fiche manuelle, type Kradex.

Les décisions de passation de commandes restent « manuelle », l’acheteur prenant sa décision au vu d’un état informatique de stocks, ou à la lecture d’une information visuelle sur écran. Dans le cas de composants spécifiques approvisionnés selon un système de planification des besoins de type MRP, l’ordinateur peut être utilisé pour déterminer les programmes d’approvisionnements des pièces à partir des programmes de montages des produits finis, des nomenclatures et des fichiers gammes.

Niveau 2 : mise en œuvre de règles de décision :

Dans cette seconde hypothèse, on va utiliser l’ordinateur pour appliquer automatiquement des règles de décision préprogrammées. Imaginons que nous gérons un stock de composants par un système à point de commande : la règle de décision consiste à passer commande d’une quantité économique déterminée dès que le niveau de stock disponible atteint un seuil d’alerte appelé point de commande. Ceci peut être facilement informatisé, et dans ce cas l’ordinateur compare en permanence les niveaux réels de stocks aux seuils d’alerte fournis.

Ensuite, selon une certaine périodicité, il est possible d’éditer un état des articles à commander, et ceux-là seulement de façon à passer manuellement les commandes.

Il existe une autre possibilité offerte par l’informatique en temps réel. Dans ce cas, dès qu’un point de commande est atteint, on fait éditer automatiquement le bon de commande à l’aide des fichiers stocks, fournisseurs et produits. Cette modalité d’automatisation exclut totalement l’intervention du gestionnaire, et repose entièrement sur la validité des règles préprogrammées et des informations de seuils et de quantités introduites dans le fichier articles.

C’est la raison pour laquelle, même dans les systèmes informatiques sophistiqués, on préférera éditer un état de « proposition de commandes » (ou utiliser une application d’interrogation sur écran), que le gestionnaire pourra valider point par point, confirmer, pour après (éventuellement) passer comme avant à une édition automatique de commandes.

Niveau 3 : outil de calcul et de simulation :

Les applications vues précédemment concernent l’usage de l’ordinateur dans la prise de décisions routinières opérationnelles.

Mais il est aussi possible d’utiliser le système pour procéder à des simulations, ou faciliter des décisions relativement exceptionnelles.

Dans le domaine des achats et de la gestion des approvisionnements, il peut s’agir par exemple :

-          De la détermination automatique des points de commande et des niveaux de recomplètement par étude statique des consommations et/ou des détails de réapprovisionnement passés (ceci se fait soit à l’aide de méthode analytiques programmées soit à l’aide de simulations) ;

-          De la prévision des besoins par utilisation d’un modèle de prévision préprogrammé ;

-          De la détermination d’un modèle prévision pour un composant ou une famille d’articles, par rapport à des historiques de consommations introduits pour la circonstance, ou lus dans un fichier articles (si ce type d’information y mémorisé) ;

-          Du calcul automatique des quantités et/ou périodicités économiques à partir des données des coûts et de consommations prévisionnelles introduits (ou évaluées par ailleurs par le système) et par utilisation d’un modèle économique ;

-          De la détermination de la politique d’approvisionnement particulière adaptée aux achats groupés ;

-          De l’évaluation et de la sélection des fournisseurs à partir des informations contenues dans le fichier fournisseurs, et par utilisation d’une méthode multicritères dont les coefficients de poids peuvent être introduits pour la circonstance ou lus par ailleurs ;

-          Des études de rentabilité nécessaires à une décision de sous-traitance.

-          Etc…

A ce niveau 3, les possibilités d’utilisation de l’ordinateur sont techniquement illimitées. On se heurte uniquement à un problème de coût et d’opportunité.

De façon concrète, on observe que beaucoup d’entreprise ont déjà atteint le niveau 2, au moins en ce qui concerne les systèmes de gestion de stocks et de passation de commande. Moins nombreuses sont, à notre connaissance, celles qui utilisent couramment l’ordinateur au niveau 3. Il est primordial de prendre ces niveaux dans cet ordre, soit de bien maîtriser le niveau 1 avant de passer aux autres.

En effet, on voit encore beaucoup de suivis automatiques de stocks dont les résultats sont mauvais dans la mesure où les stocks comptables sont très la principale concerne des oublis d’enregistrement ou l’existence de retraits parasites et non déclarés.

Dans ces conditions, il vaut mieux axer ses efforts sur l’exactitude des procédures de suivi, sur la mise en place de l’organisation rigoureuse adaptée, avant d’envisager des automatisations poussées. Sinon, les résultats seront sans signification.

Fiabilité et efficacité du système :

L’efficacité d’un système suppose, pour les décisions routinières une exactitude et un enregistrement rapide des données.

Pour ne pas retarder une décision d’approvisionnement, risquer des ruptures ou choisir un mauvais fournisseur, il importe que le système soit informé dans les délais les plus brefs des informations de toutes natures (entrées et sorties de stock, livraisons/réceptions, changements de prix de conditions de paiement des fournisseurs, passations de commandes, résultats des contrôles qualitatifs et quantitatifs, changements dans les nomenclatures, etc…).

Ces observations conduisent d’abord à éviter (cas des entrées et sorties de stock) tout mouvement parasite. Ce serait le cas par exemple d’un magasin accessible à des personnels de production qui sortiraient des composants sans que le magasinier en soit informé ou qu’un bon de sortie rédigé. La solution passe d’abord par des réorganisations.

Mais, sur le plan informatique, ces observations conduisent aux conclusions suivantes :

-          Sur le plan de la rapidité de l’enregistrement des données, la nécessité que les traitements informatiques soient faits en batch selon une périodicité élevée, ou mieux en temps réel ;

-          Sur le plan de l’exactitude, la nécessité d’éviter les systèmes d’introduction de données à plusieurs étages.

Ceci conduit naturellement à promouvoir les systèmes conversationnels en temps réel, qui permettent de réduire les délais d’introduction au maximum et de contrôler la validité des informations au moment où elles sont introduites.

Sur le plan matériel, ceci implique une configuration où tous les services utilisateurs concernés par la fonction achats disposent d’un terminal utilisant les mêmes fichiers centraux.

Une telle configuration permet plus facilement l’accession des utilisateurs au niveau 3 abordé plus haut. A l’évidence, pour ce niveau la programmation des applications peut rester un obstacle pour les utilisateurs du fait la complexité des langages utilisés. Mais, dans ces conditions, il devient facile de mettre à leur disposition des informaticiens prenant en charge la programmation (ou l’adaptation de progiciels), qui se trouve en quelque sorte « décentralisée ».

Les micro-ordinateurs actuels (éventuellement organisés en réseau), et l’existence de progiciels adaptés, offrent aujourd’hui la possibilité d’acquérir des outils puissants, possédant les principales fonctionnalités.

Pour conclure, dans l’hypothèse où l’on désire informatiser les procédures d’achats et d’approvisionnements, il est souhaitable :

-          De commencer par définir les procédures et systèmes que l’on souhaite mettre en place. Ceci doit se faire par l’intermédiaire d’un cahier des charges précis sous la responsabilité des utilisateurs eux-mêmes ;

-          D’en concevoir ensuite de programmer les applications informatiques correspondantes, l’organisation des fichiers et l’enchaînement des traitements ;

-          D’utiliser un progiciel standard dans la mesure où l’application qu’on se propose d’informatiser ne comporte pas de procédures spécifiques à l’entreprise ;

-          De choisir enfin la nature et la structure des matériels (hardware) adaptés au système recherché en volume d’informations et modalités d’utilisation ;

En tout état de cause, il faut affirmer en conclusion l’absolue nécessité que la conception d’un système informatique se fasse sous la responsabilité des utilisateurs.