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| Réception de la livraison |
Cette
étape généralement assumée par service réception est tellement vitale et
étroitement liée à l’achat qu’en général ce service est hiérarchiquement
dépendant des achats (70% des cas)
Il a
pour tâches :
De recevoir
les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs eux-mêmes ;
De signer
les décharges présentées par ceux-ci ;
D’identifier
et d’enregistrer toutes les marchandises qui entrent ;
D’en
informer les achats, le magasin (s’il n’en dépend pas), les services
utilisateurs et le contrôle ;
De mettre
le plus rapidement possible ces marchandises à disposition.
Contrôle quantitatif :
Ces
réceptions sont formellement enregistrées sur les bons de réception. Ce document
précise :
L’identité
du fournisseur
Le n°
de commande ;
La quantité
reçue ;
La quantité
rejetée éventuellement (abîmée dans le transport) ;
Ces
BR sont envoyés au service achats ou au magasin. Ceux-ci feront ensuite un
contrôle quantitatif de réception, une fois le comptage effectué, la quantité
reçue est portée sur le double de la commande. (Parfois, c’est une simple
comparaison avec le bon de livraison du fournisseur qui est à la base du
contrôle). Si celle-ci est soldée, la réception est attestée dans le dossier
achat : sinon, il y a livraison partielle, et l’on attendra les livraisons
ultérieures.
Contrôle de qualité :
Ensuite
on effectue en général un contrôle de qualité. Dans certains cas, un marché a
prévu de façon détaillée les procédures de contrôle devant être effectuées par
le fournisseur. Il peut être alors décidé dans ce cas de ne pas se livrer à un
contrôle systématique, mais de se contenter d’un test périodique sur un
échantillon. Dans à d’autres cas, les marchandises sont banalisées ou standard,
et un simple contrôle visuel suffit.
Mais
lorsqu’un contrôle systématique est nécessaire, il faut l’effectuer dès la
réception, avant la mise à disposition des marchandises. Ce contrôle sera
effectué par rapport à certaines spécifications définies au cahier des charges,
et donnera lieu à un rapport de contrôle.
Si les
résultats sont positifs, les achats en seront informés, ainsi que la
comptabilité, et la commande pourra être soldée.
Dans
le cas contraire, la commande n’est pas soldée et deux éventualités se
présentent :
Les
achats retournent au fournisseur les marchandises défectueuses,
Ou bien
ils disposent de ces marchandises en faisant jouer par ailleurs une clause de
pénalité vis-à-vis du fournisseur.
Voir aussi:
Nos références
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