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| Rendre vos E-mails encore plus efficaces |
Comme la plupart des employés, vous envoyer des e-mails une
bonne partie de la journée et vous avez besoin d’une réponse pour avancer dans
votre travail, mais parfois votre mail se perd dans la messagerie surchargée de
votre patron ou de vos collègues et reste sans réponse. Au lieu de rester à
attendre un feed-back, pourquoi ne pas appliquer nos conseils.
Soyez précis dans l’objet :
Évitez les objets vagues mais préférez des objets très précis. Ainsi, il sera plus facile pour
votre interlocuteur de saisir directement la question de votre e-mail et de
retrouver le message dans votre boîte mail.
Soyez bref et mettez en évidence les points importants :
Un long bloc de texte risque d’être moins lu : à la réception,
le destinataire sera découragé et aura tendance à en remettre la lecture à plus
tard, structurez donc votre texte avec listes à puces et des courts paragraphes
aérés… vous n’y arrivez pas ?
Peut-être essayez-vous simplement de traiter trop de sujets
différents à la fois. Tenez-vous en à un seul sujet par e-mail et envoyez les
autres séparément ou assurez-vous au moins que chacun des sujets abordés soit
correctement mis en évidence.
Mettez les mots-clés en gras, surligner-les, structurez vos
paragraphes. Cela attira l’œil de votre interlocuteur sur l’essentiel du
message et rendra la lecture plus agréable.
Anticipez toutes les questions et réponses :
Pour éviter une question à la place de la réponse souhaitée,
fournissez toutes les informations nécessaires à toutes les questions
potentielles dès votre premier e-mail.
Commencez par écrire le nombre d’option :
Rien de plus frustrant que d’énumérer dans une e-mail les
options possibles pour que votre interlocuteur réponde ensuite « ça m’a l’air
bien » sans en choisir une… pour éviter cela, mentionnez le nombre de
réponses que vous souhaitez dès la première ligne de votre mail afin que votre
destinataire sache exactement ce à quoi doit répondre à l’une des questions.
Décrochez votre téléphone :
Si vous sentez que le sujet nécessite plusieurs laborieux
échanges d’e-mails, il vaut sans mieux en parler de vive voix. Vous ferez en
plus prévue d’assertivité et d’initiative.
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