Procédure générale d’achat et gestion de la commande - Archivage de la facture/commande

Procédure générale d’achat et gestion de la commande - Archivage de la facture/commande 

La dernière phase du processus concerne l’archivage de la facture, une fois que tout a été soldé. Le dossier complet doit être reconstitué au service achats, et conservé. Il y a pour cela des raisons internes de gestion et de justifications légales.

Sur le plan légal, il s’agit de conserver essentiellement les commandes et les factures, pour des raisons de recours ultérieurs possibles liés aux conditions de garantie, et pour des raisons fiscales.

Quant à gestion interne, il s’agit d’enrichir le fichier fournisseurs, et en particulier de mettre à jour ses performances en vue d’un processus de sélection ultérieur.

Conclusion :

L’ensemble de ces procédures d’achat représente une chaîne de traitement administratifs, qui se présentent souvent de façon répétitive, sont consommateurs en temps, et correspondent en fait sans véritable décision à un important traitement de données.

C’est pour cette raison qu’à l’heure actuelle on informatise ces procédures, dès que le nombre de commandes devient important. Cette informatisation est affaire de jugement et d’évaluation économique.

Les modules de gros progiciels (MAPICS, HP achats interfacé avec MM300 par exemple), ou les progiciels autonomes spécialisés tournant sur micros comportent tous en effet une informatisation des procédures achats. En revanche, leur différenciation porte sur les fonctionnalités de statistiques ou d’aide à la décision en matière de marketing-achat.

On en attend certains avantages évidents :

Réduction du travail administratif répétitif et « improductif » ;

Rapidité dans l’exécution et la recherche d’information ;

Meilleur contrôle des opérations, et en particulier plus grande assurance que des étapes importantes de traitement de la commande ne seront pas oubliées ou négligées ;

Meilleure productivité du service achats, pouvant se consacrer alors à des tâches d’amélioration du service offert, donc non directement liées à la gestion du court-terme.